Defensoria prepara lançamento de Laboratório de Inovação
A Defensoria Pública do Rio de Janeiro (DPRJ) fará, no próximo dia 17, um webinar de lançamento do seu novo Laboratório de Inovação. Batizado de iLAB, a novidade tem o objetivo de encontrar soluções melhores e mais eficientes para os problemas apresentados pela instituição, melhorando, assim, o atendimento e a prestação de serviços de seus órgãos.
O objetivo é que métodos de trabalho de algumas áreas da Defensoria sejam aperfeiçoados, encontrando novas maneiras de garantir o acesso à justiça. Através do estudo de caso e testagem das soluções propostas, o iLAB tentará corrigir pontos nos quais o trabalho da Defensoria tem espaço de evolução, tanto em relação ao que é feito para o público externo quanto à maneira de trabalhar dentro da instituição. A iniciativa foi inspirada em diversos outros laboratórios de inovação de sucesso em instituições públicas.
Para tirar todas as dúvidas sobre como funcionará e o que poderá ser realizado por meio do laboratório, o defensor público Marlon Barcellos, que será o diretor do iLAB, respondeu a algumas perguntas, esclarecendo a novidade.
Como você o laboratório de inovação pode ser definido? Qual é o trabalho que vai ser desenvolvido por meio dele?
O que o laboratório tem a oferecer de novo é um método de encontrar soluções e experimentar, o que é muito específico de um laboratório. Se a gente acha que tem uma norma da Defensoria que precisa mudar, o laboratório pode experimentar essa possível solução. Na verdade, solução para problemas a gente arruma o tempo todo. “Tenho muita atividade na minha vara, o que é que eu preciso?” Mais um servidor. “Estou com pouco espaço para atendimento de assistidos. O que eu preciso?”. Mais espaço. Só que nem sempre essa solução encontrada é a mais eficiente porque ela tem uma certa pressa para ser tomada ou por ausência de qualificação de quem a toma.
Como vai funcionar esse trabalho de criação de novas soluções?
O Laboratório de inovação é um espaço que busca aplicar um método qualificado para encontrar soluções mais eficientes para problemas conhecidos e investigados, podendo ainda experimentar e prototipar essas soluções. Quando fazemos um comunicado sobre o lançamento de uma cartilha, demonstra que alguém pensou “precisamos de uma cartilha para esse assunto para resolver um problema do assistido que busca informação e não tem”. Vamos escolher o conteúdo, desenhar… O laboratório faria para isso, por exemplo, uma experimentação. Chegaria em uma versão prototipada da cartilha, envolveria um assistido e pediria “Lendo essa cartilha, você compreendeu? São essas as informações que você buscava? Você ficou na dúvida? Você achou útil essa informação?" Então existe muito essa escuta. Seja o usuário promotor do serviço ou tomador do serviço. É um espaço para aplicar um método de design para encontrar soluções colocando o usuário no centro e experimentando essas soluções antes de colocá-las como definitivas.
As funcionalidades do iLab já estão sendo testadas?
O laboratório atualmente trabalha com um projeto piloto, que será a definição de um serviço que será prestado no futuro Juizado de Fazenda Pública da Baixada.
Por que o público externo deve ficar satisfeito e achar justificável o que a Defensoria faz no laboratório?
Porque o objetivo é a eficiência. A eficiência é um conceito vago previsto na Constituição e aí o laboratório vem tentar verbalizar, sendo um dos responsáveis por promover essa eficiência. Quando a administração tem um problema e esse problema em si pode causar prejuízo, trazer uma solução também custa dinheiro, mas na hora de tentar buscar uma solução o laboratório tenta trazer algo mais eficiente que seja testado e experimentado para evitar esse desperdício. O laboratório vem agregar valor para a Defensoria para tentar tornar ela mais eficiente e fazer menos com mais.
Quanto foi investido na criação e funcionamento desse laboratório?
Atualmente o laboratório utiliza recursos que a Defensoria já tinha. Foi reformulada a Coordenadoria de Gestão Estratégica, retiradas algumas atividades e mantidas outras. Ou seja, o custo foi zero. Foi reaproveitamento de recursos internos e repriorização. Hoje somos quatro pessoas no laboratório: eu, como diretor, e mais três servidoras.
Se eu identificar um problema e quiser a ajuda do laboratório para encontrar uma solução, o que eu faço? Como funciona?
O diretor do laboratório vai organizar um método de abordagem daquele problema. A escolha do problema que será tratado é feita pelo defensor público-geral, que avalia e atribui o desafio ao laboratório. A gente vai pensar no planejamento de tempo, método, acompanhamento do setor que precisa de ajuda e a experimentação. Hoje nós trabalhamos baseados no Design Thinking e nos espelhamos muito na Escola Nacional de Administração Pública, que tem um laboratório próprio e eles produzem soluções que nós pesquisamos para aproveitar ideias. Existe um câmbio entre os laboratórios de inovação muito bom. A ideia é a gente pegar um projeto por vez até conseguirmos um amadurecimento melhor, porque também é um aprendizado para nós.
E como está funcionando o piloto que será implementado no Juizado de Fazenda Pública da Baixada?
Nem sempre o desafio apresentado é o mesmo que deve ser encarado. No juizado foi exatamente isso. O que nós recebemos foi “como prestar serviço de assistência jurídica gratuita em um juizado em Mesquita que vai pegar uma área de Japeri até Guapimirim”. O assistido vai ter que se deslocar dessas áreas todas até Mesquita? Nós temos uma boa atuação virtual mas esse não é o único problema. Alguns assistidos não conseguem de forma remota e haverá também um acúmulo de demanda. É como se pegássemos todos os casos da Baixada e passássemos para um órgão. Um defensor com servidor e estagiário não vão dar conta. Nós bolamos cenários de como poderia ser esse serviço e percebemos que alguns problemas eram comuns em todos eles. Existem problemas, inclusive, que não têm relação direta com o juizado, mas sim com vários órgãos da Defensoria. Perceber que eu poderia arranjar uma solução para esse problema de todos significa também resolver o problema do juizado. Ou seja, o recorte inicial, quando foi investigado, se mostrou mais amplo. Daí a gente tentou desenvolver algumas soluções para isso. A ideia que está sendo nesse momento prototipada para chegar na experimentação é para prover o assistido de informação. O modo clássico de fazer isso é a cartilha, mas concluímos que assim não é bom e estamos pensando em uma maneira de fazer isso. Agora, “será que a ideia que a gente teve é eficiente?”. A gente só vai saber experimentando, então a gente prototipou, fizemos alguns vídeos e uma imagem com aspectos de jogos em que o assistido consegue ver as informações. Vamos até o assistido: “Você se interessou por essa informação? É atrativo para você? Você entendeu o que é? Achou confuso?” Só a experimentação vai dizer se a ideia foi boa ou não. Depois, em uma outra etapa a gente desenvolve a ferramenta final, isso também em parceria com os recursos internos.
Quais são os resultados esperados?
Eu acho que é a superação dos desafios, sejam eles quais forem. O que se pode esperar do laboratório é a apresentação de uma solução a um dado problema que busque economia de recursos, otimização e as melhores ideias através de um processo qualificado. Sem ficar em um rompante de “tenho que ter um sistema”. Inovação tem menos a ver com tecnologia do que a gente acha.
Texto: Igor Santana
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